Log In
Login with using your social network account
Password :
 
Log In

Передача дел и материальных ценностей при увольнении

0
2.6
2012/05/18
Location : Belarus, Минск

Передача дел – очень важный момент при увольнении сотрудника. К сожалению, мало кто из нанимателей уделяет ему достаточно внимания. Вместе с тем, при грамотном подходе возможно в значительной степени повысить эффективность и успешность вхождения в должность нового работника в кратчайшие сроки, не нарушив при этом прав увольняющегося.

Так, по общему правилу, предусмотренному ст. 35 Трудового кодекса РБ (далее - ТК), трудовой договор может быть прекращен только по основаниям, предусмотренным ТК, а именно:
1) соглашение сторон (ст.37 ТК);
2) истечение срока трудового договора (пп.2 и 3 ст.17 ТК), кроме случаев, когда трудовые отношения фактически продолжаются и ни одна из сторон не потребовала их прекращения;
3) расторжение трудового договора по собственному желанию (ст.40 ТК), или по требованию работника (ст.41 ТК), или по инициативе нанимателя (ст.42 ТК);
4) перевод работника с его согласия к другому нанимателю или переход на выборную должность;
5) отказ работника от перевода на работу в другую местность вместе с нанимателем; отказ от продолжения работы в связи с изменением существенных условий труда, а также отказ от продолжения работы в связи со сменой собственника имущества и реорганизацией (слиянием, присоединением, разделением, выделением, преобразованием) организации;
6) обстоятельства, не зависящие от воли сторон (ст.44 ТК);
7) расторжение трудового договора с предварительным испытанием (ст.29 ТК).

В числе наиболее типичных случаев расторжения трудового договора, заключенного на определённый срок, можно назвать расторжение трудового договора по собственному желанию. При контрактной форме найма, которая получила широкое распространение в Республике Беларусь после принятия Декрета Президента Республики Беларусь от 26.07.1999 N 29 ("О дополнительных мерах по совершенствованию трудовых отношений, укреплению трудовой и исполнительской дисциплины", наиболее распространенным основанием расторжения контракта стало соглашение сторон.

И в том, и в другом случае работник обязан не позднее, чем за один месяц до истечения срока действия трудового договора (контракта) письменно предупредить нанимателя о решении продолжить или прекратить трудовые отношения.

По истечении срока предупреждения работник вправе прекратить работу. В последний день работы наниматель обязан выдать работнику трудовую книжку и произвести с ним окончательный расчет.

Как видно, трудовое законодательство не предусматривает права нанимателя на задержку увольнения работника, в том числе и в случае непередачи (отказа в передаче) дел и (или) материальных ценностей. Напротив, в соответствии со статьями 50, 77 ТК законодательство обязывает произвести с работником окончательный расчет в день увольнения и выдать трудовую книжку с соответствующей записью. Более того, ТК предусмотрена ответственность за задержку расчета и невыдачу трудовой книжки. Исходя из требований статьи 78 ТК, в случае невыплаты по вине нанимателя в установленные сроки причитающихся при увольнении сумм выплат работник имеет право взыскать с нанимателя средний заработок за каждый день задержки, а в случае невыплаты их части - пропорционально не выплаченным при расчете суммам. Статья 79 ТК устанавливает ответственность за задержку выдачи трудовой книжки по вине нанимателя в виде выплаты работнику среднего заработка за время вынужденного прогула.

К сожалению, порядок передачи дел для работников, за исключением руководителя и главного бухгалтера, законодательством не предусмотрен. Только Закон Республики Беларусь от 18.10.1994 N 3321-XII "О бухгалтерском учете и отчетности" (далее – Закон о бухучете) устанавливает оформление акта при приемке-передаче дел при назначении на должность и освобождении от должности главного бухгалтера, а также обязательное проведение инвентаризации при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц.

При этом существует ряд должностей, непосредственно связанных с ведением документов, вопросам сохранности которых должно уделяться особое внимание. К таковым относится, например, специалист по кадрам.

Зачастую кадровый учет в организациях ведется ненадлежащим образом, личные дела работников оформляются с нарушениями установленных правил, нарушается порядок ведения, учета и хранения трудовых книжек. В связи с этим возникают следующие вопросы: какие действия необходимо предпринять нанимателю, чтобы не допустить возникновения подобной ситуации, как поступать вновь принятому работнику в таком случае?Нанимателю

Необходимо издать приказ, определяющий перечень должностей (специальностей), по которым при увольнении с работы производится приемка-передача дел и (или) материальных ценностей, и устанавливающий порядок, сроки и условия проведения такой приемки-передачи. С этим приказом необходимо ознакомить под роспись начальников отделов, а также лиц, задействованных в процедуре увольнения работника. Правила приема-передачи дел также можно предусмотреть и в Правилах внутреннего трудового распорядка.

Кроме того, в трудовых договорах (контрактах), заключаемых с определенными категориями работников, необходимо закрепить обязанность работника по передаче дел при увольнении, а также установить срок исполнения такой обязанности, который варьируется в пределах месяца до увольнения и зависит от документооборота организации по данному направлению.

Однако могут возникнуть ситуации, когда увольняемый работник не принимает активного участия в инвентаризации и передаче дел.

В таком случае наниматель имеет право применить к работнику меры дисциплинарного и материального воздействия. Например, если правилами внутреннего трудового распорядка и (или) должностной инструкцией работника предусмотрена обязанность по передаче документов уполномоченным лицам нанимателя, последний вправе применить к работнику дисциплинарное взыскание в виде замечания или выговора за нарушение данной обязанности. При повторном неисполнении трудовых обязанностей без уважительной причины возможно и дисциплинарное увольнение.

В соответствии со ст. 12 Закона о бухучете при смене руководителя организации и (или) материально ответственных лиц обязательно проведение инвентаризации. Общие правила проведения инвентаризации установлены Инструкцией по инвентаризации активов и обязательств, утвержденной постановлением Министерства финансов Республики Беларусь от 30.11.2007 № 180. Примерный образец приказа о проведении инвентаризации приведен в приложении 1 к вышеназванной Инструкции.

Также п. 7 Инструкции по делопроизводству, утвержденной Постановлением Министерства юстиции Республики Беларусь от 19.01.2009 № 4 предусмотрено, что при смене руководителя организации составляется акт приема-передачи документов и дел. Составление данного акта обусловлено тем, что ответственность за организацию делопроизводства, соблюдение установленных правил и порядка работы с документами в организации, их сохранность возложена на руководителя организации.

По акту приема-передачи также передаются документы, находящиеся в делопроизводстве и в архиве, и научно-справочный аппарат к ним. В акте приема-передачи раздельно указывается: количество документов (дел), находящихся в делопроизводстве; количество дел, хранящихся в архиве, с выделением сведений о количестве дел, относящихся к составу Национального архивного фонда Республики Беларусь (дел постоянного хранения); мебель и оборудование архива.

При передаче дел также передается печать вновь назначенному или избранному руководителю, т.к. ответственность и контроль за законностью использования и хранением печати с изображением Государственного герба Республики Беларусь, простых печатей возлагаются на руководителя юридического лица.Работнику

После проведения проверки передаваемых дел работнику необходимо составить акт приемки-передачи с указанием конкретных недостатков принятой документации. Акт может выглядеть следующим образом:ООО «Предприятие»
УТВЕРЖДАЮ
Директор
__________ ФИО
«___»________2011
АКТ
передачи дел по кадровому учету
г. ___________ «___» ___________2011 г.Основание: приказ от «__» ______2011 № ___-К об увольнении специалиста по кадрам Петровой Е.И.Специалист по кадрам Петрова Е.И. передала, а Сидорова А.Н. приняла:
№ пп - Наименование дела - Количество томов Подписи сторон____________ Е.И.Петрова _____________А.Н. Сидорова
Примечание:
1. В личном деле Иванова А.А. отсутствует копия диплома об образованииДля передачи трудовых книжек лучше составлять отдельный акт, в котором необходимо перечислить работников пофамильно, а бланки трудовых книжек и вкладыши к ним - по номерам. Для удобства акт можно оформить в виде таблицы.

Часто возникают ситуации, когда уходящий работник считает своим долгом оставить преемнику как можно меньше информации. Это касается не только документов на бумажных носителях, но и информации в электронном виде. Такие ситуации характерны при конфликтных увольнениях, особенно если инициатором увольнения был наниматель, а не сам работник.

Поэтому вновь принятому работнику необходимо получить не только саму документацию по участку работы, но и все контактные данные партнеров, клиентов, заказчиков. Ситуация со стиранием информации с компьютера решается следующим образом: производится автоматическое резервное копирование через определенный промежуток времени на сервер предприятия с доступом к информации ограниченного круга лиц. Таким образом, информация дублируется и может быть всегда восстановлена при первой необходимости.

Подводя итог вышесказанному, вновь принятому работнику необходимо обратить внимание на следующее:
1. Передача дел производится в письменном виде. Очень подробно описывается каждая позиция с детальным перечнем текущих вопросов. Особое внимание стоит уделить файлам на электронных носителях.
2. Помимо письменной передачи дел необходимы устные комментарии, желательно в присутствии третьего сотрудника. Такие беседы лучше проводить блоками и не слишком долго.
3. Не стоит поддаваться на возможные «провокации» в виде ускоренную передачи дел.
4. Договариваться о возможности консультирования с ушедшим специалистом по проблемным вопросам желательно в присутствии будущего руководителя.
Таким образом, чётко регламентированная процедура передачи дел необходима, прежде всего, для вновь принятого работника, чтобы не допускались нарушения его прав и законных интересов при трудоустройстве.
Поскольку законодательство предусматривает месячный срок предупреждения при увольнении, это время увольняющийся работник может отвести для приведения в порядок дел и документов, а наниматель – для поиска нового работника, которого желательно принять ещё до увольнения предыдущего, чтобы они совместно передали-приняли все необходимые дела и документацию. В противном случае нанимателю придется привлекать уволенного работника по договору подряда и соответственно оплачивать его услуги по оказанию консультаций в случае возникновения неразрешимых вопросов у вновь принятого работника. Поэтому наличие в течение определенного времени сразу двух работников выгодно в первую очередь нанимателю как по оплате, так и по порядку ведения документации.

Comments0